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Come organizzo la mia piccola impresa con Notion
In un recente articolo (“I migliori software e tool per il tuo laboratorio di cucito” che puoi trovare QUI) ti avevo parlato dei programmi che utilizzo giornalmente nel mio lavoro da artigiana.
Oggi, invece, volevo approfondire l’argomento andando un po’ più nel dettaglio, e parlandoti dell’app che in assoluto utilizzo più di tutte: Notion.
Notion:
- 1. Gestione inventario
- 2. Tracciamento spedizioni
- 3. Catalogazione materiali
- 4. Gestione Finanze e budget
- 5. Organizzazione lavoro, ordini e progetti
- 6. Gestione task
- 7. Rubrica clienti e fornitori
- 8. Archivio misure clienti
Che cos’è Notion?
Notion è un’applicazione web per la produttività e l’organizzazione, che combina diverse funzionalità in un’unica piattaforma.
Può essere usata ad esempio per prendere appunti, o per creare database, o per gestire progetti. La sua forza principale sta nella flessibilità: puoi personalizzare le pagine con tabelle, elenchi di cose da fare, calendari grafici e persino bacheche in stile Kanban. In pratica ti permette di avere word, excel, note, promemoria/task e archiviazione in un’unica applicazione.
Per chi si occupa di cucito e artigianato Notion può diventare il tuo migliore alleato per tenere traccia di ordini, materiali, scadenze, appuntamenti e idee creative, il tutto in un unico spazio digitale. È perfetto sia per piccoli business artigianali, ma anche per chi ha la passione del cucito e vuole organizzare al meglio i propri progetti e materiali.
Perchè utilizzare Notion?
Ti chiederai perchè dovresti impiegare il tuo tempo cercando di imparare un nuovo programma? Beh perchè Notion ti permette di ottenere proprio quello che ti serve.
Ha talmente tante funzioni, che si combinano perfettamente l’una con l’altra, che ti permette di creare veri e propri programmi o applicazioni, e persino il tuo sito web.
Per iniziare, se non sai da che parte cominciare, sono inoltre disponibili tantissimi template scaricabili già pronti, che puoi utilizzare da subito. Le sue funzionalità ti permettono di rielaborare i dati che inserisci per poterli visualizzare in altre tabelle, utilizzarli nelle formule e visualizzarli e confrontarli in tantissimi modi. Con gli ultimi aggiornamenti puoi anche automatizzare il lavoro, o farti aiutare dall’AI. Se poi vuoi condividere il tuo spazio di lavoro e i tuoi progetti con la tua famiglia, o i tuoi colleghi, puoi farlo e tutto sarà aggiornato in tempo reale, che tu acceda da computer, da cellulare o da tablet.
Primo impatto
La prima volta che ho scaricato Notion mi sono trovata davanti ad una pagina completamente bianca. Quel vuoto che adesso mi appare stupendo e pieno di possibilità, all’inizio invece mi ha intimorita e non poco. Troppe possibilità, come quando vai al ristorante e nel menù c’è talmente tanta scelta che alla fine rimani bloccato, perchè non sai cosa scegliere.
Per evitare questo blocco dello scrittore ti consiglio di partire dalla libreria di tamplate (o modelli che dir si voglia), a disposizione. Iniziando a “pasticciare” con i modelli che qualcuno ha già creato per te, scoprirai che ci sono delle cose che mancano, o cose che per te sono superflue. Potrai quindi partire da una base già pronta, iniziando a personalizzare le tue pagine, per ottenere esattamente quello che hai in mente.
In che modo utilizzo Notion?
Per darti un’idea delle enormi potenzialità di Notion, qui di seguito ti elenco per cosa lo utilizzo.
1. Gestione inventario
Qualsiasi creativo o artigiano negli anni accumula tantissimo materiale, Notion ti aiuta a tenerne traccia. Utilizzo due database, uno per i movimenti d’inventario, dove segno le quantità acquistate e quelle utilizzate, ed uno dove catalogo i vari materiali con le loro caratteristiche. In questo modo so sempre che materiali ho a disposizione.
2. Tracciamento spedizioni
Rimanere sempre aggiornati su gli ordini che hai spedito, o sui prodotti che devi ricevere è fondamentale. In un unico posto puoi vedere a colpo d’occhio tutte le tue spedizioni, indicare il tipo di corriere, caricare la lettera di vettura relativa ed aggiungere note, nel caso ti servisse uno storico per problemi relativi alla tua spedizione.
Quando chiami il servizio di assistenza avrai tutto a disposizione, comprese data di spedizione, data di invio e peso del pacco.
Inoltre, collegandolo alla rubrica di fornitori e clienti, avrai anche a disposizione tutti i loro dati.
3. Catalogazione materiali
Catalogare i materiali è una cosa da iniziare a fare fin da subito. Te ne parlo approfonditamente in questo articolo, specifico per la catalogazione delle stoffe: “Come catalogare ed organizzare i campioni di stoffa“.
Notion ti permette di farlo in maniera efficiente, ma soprattuto ti permette attraverso i filtri di poter visualizzare e ricercare solo i prodotti che ti servono tra tutti quelli inseriti.
Che informazioni archivio per quanto riguarda i materiali?
Foto, descrizione, categoria e prezzo di acquisto trovo siano fondamentali, ma anche il negozio dove l’ho acquistato, l’eventuale link della pagina web, il suo codice articolo, codice del colore e tutto ciò che serve per poterlo identificare e riacquistare in futuro.
4. Gestione Finanze e budget
Che tu sia un piccolo artigiano oppure un privato avere sotto controllo le proprie finanze è sempre saggio. Spesso evitiamo, per paura di aprire l’app della banca e vedere il nostro estratto conto, di avere un elenco delle spese. Ho scoperto invece che registrare le nostre entrate e le nostre uscite è fondamentale. In questo modo vediamo dove vanno a finire i soldi e capiamo se questo è in linea con i nostri obbiettivi.
Notion ci aiuta in questo dandoci la possibilità di analizzare entrate ed uscite, creando anche budget che ci indicano quanto possiamo ancora spendere in quella particolare categoria di spesa.
5. Organizzazione lavoro, ordini e progetti
Hai anche tu almeno 10 progetti avviati contemporaneamente che ti fissano in attesa di essere terminati? Alle volte, alcuni, vengono addirittura dimenticati.
Con notion tengo sotto controllo tutti gli ordini in corso. Registro tutti i materiali utilizzati per ogni progetto, prendo appunti e salvo immagini relativi ad eventuali ricerche e gestisco tutte le liste delle cose da fare. Inoltre un Timer mi permette di tenere traccia del tempo totale che dedico a quello specifico progetto.
In questo modo, alla fine del progetto, posso vedere se il tempo stimato per la sua realizzazione coincide con quello reale.
6. Gestione task
La vita sempre più frenetica ci mette davanti a 1000 cose da fare. Con Notion ne tengo traccia impostando scadenze, segnando eventuali persone a cui ho delegato, priorità e progetti a cui fanno riferimento. In questo modo posso organizzare la settimana ed essere sicura che ogni task abbia il suo spazio, in modo da non strafare.
7. Rubrica clienti e fornitori
Un classico. Avere la rubrica con tutti i dati di clienti e fornitori è fondamentale, ma è collegando due database diversi che avviene la magia.
Per esempio collegando il database degli ordini e quello dei clienti puoi visualizzare il n° d’ordini che ha effettuato quel cliente, l’ammontare totale ed i prodotti acquistati.
In questo modo potrai vedere se i clienti ritornano per acquistare da te e che prodotti li fanno tornare.
Veramente utile!
8. Archivio misure clienti
Se colleghiamo la nostra rubrica dei clienti con un archivio di misure possiamo visualizzarlo all’interno di ciascun ordine. In questo modo avremo sempre sott’occhio le misure del cliente con cui dobbiamo lavorare.
Inoltre, solitamente, ad esse allego anche tre foto del cliente a cui far riferimento.
Notion e i suoi amici
Se non ci basta tutto questo possiamo potenziare Notion con dei programmi aggiuntivi che ci permettano davvero di fare qualsiasi cosa.
Tramite make (o Zapier) possiamo collegare Notion con qualsiasi altra app. Io ad esempio, tramite make, ho collegato Notion al mio sito Web, ed al programma di fatturazione elettronica. In questo modo quando ricevo un ordine viene creato automaticamente anche su Notion. Vengono inseriti i dati del cliente, caricati i prodotti acquistati, scalati dall’inventario i vari materiali ed infine caricata e stampata la fattura.
Tutto in automatico senza muovere un dito. Il tempo risparmiato è davvero tantissimo!
Puoi inoltre collegare diverse app, già nativamente con Notion, senza bisogno di app aggiuntive, come Google Calendar, Tick Tick, Slack, Zoom, Gmail e molte altre.
Il limite delle cose che puoi fare ora è solo la tua fantasia.
Come cominciare ad utilizzare Notion?
Trovi Notion all’indirizzo: https://affiliate.notion.so/v42odl2di2h2 (link affiliato).
Per cominciare ad usarlo puoi trovare un sacco di informazioni sul blog del sito. Qui trovi la guida introduttiva al suo utilizzo: https://www.notion.com/help/category/new-to-notion
YouTube come sempre è una miniera di risorse. In particolare, il canale di “https://www.youtube.com/@ThomasFrankExplains” ha tutti i tutorial di cui hai bisogno.
